Capítulo 6 - Fazer Acontecer

Nesta secção, vamo-nos debruçar sobre: manter um plano/previsão financeira, receber dinheiro e gerir a saída de dinheiro, bem como boas práticas de contabilidade.

Manutenção de um plano financeiro
Como parte do seu plano de negócios, criou um plano financeiro que incorpora uma visão geral de ganhos e de perdas e uma demonstração de fluxos de caixa. Estes documentos devem ser atualizados todos os meses com base no desempenho real. Deve analisar os números reais vs. o orçamento (vendas alcançadas, despesas com as quais já se comprometeu, dinheiro recebido e pago), bem como atualizar as expectativas futuras com base em previsões atualizadas de vendas e de despesas. Sem um entendimento atualizado da sua posição financeira, está se a privar de uma ferramenta importante e necessária para gerir os seus negócios com eficácia.

Gestão de receitas e de despesas
Concentre-se em ser pago. Muitas empresas trabalham arduamente para conseguir uma venda e depois não vão atrás do dinheiro que lhes é devido. A triste realidade é que muitas empresas são deliberadamente incorretas na forma como pagam aos seus fornecedores. Certifique-se de que elas sabem que você é um fornecedor que espera ser pago no imediato, perseguindo-os quando a conta está atrasada. Ao acordar os termos de negócio com o seu cliente, tente negociar condições de pagamento favoráveis em que seja pago rapidamente após a conclusão da venda.

Prepara-se de forma a que seja fácil para as pessoas fazer pagamentos. Precisará de uma conta bancária comercial. Grandes clientes que trabalham com pedidos recorrentes podem exigir que configure um sistema EDI (Electronic Data Interchange) com eles para que eles possam automatizar o processo. Se está focado nos consumidores finais, procure criar uma conta no PayPal, obter um sistema de pagamento móvel e configurar sistemas de pagamento online simples para a sua loja virtual.

Não deseja ganhar uma venda para depois o cliente desistir porque a forma de pagamento é muito complicada. Não separe dinheiro, a menos que tenha um bom motivo para o fazer, e saiba como é que ele apoiará diretamente o seu negócio. Considere o lucro bruto do seu produto ou serviço e, em seguida, veja quantas unidades precisa de vender para cobrir as despesas. Mais rapidamente as pessoas lhe tiram o seu dinheiro do que lhe dão o delas. As suas principais despesas provavelmente serão custos diretos (custos de fornecimento de bens ou serviços), custos com pessoal, custos de capital, gastos com P&D, atividades de marketing, serviços externos e aluguer. Existe um custo de oportunidade para a sua compra; quando gasta o seu dinheiro numa coisa, não o pode gastar noutra. Gaste o seu dinheiro com sabedoria.

Contabilidade
A gestão de fluxos de caixa está estritamente alinhada com uma boa contabilidade e uma boa organização dos registos. As folhas de cálculo do Excel são válidas por um curto período de tempo, mas não vai demorar muito até precisar de mudar para um software profissional e contratar um contabilista. Ter um bom controlo sobre as suas finanças e ter bons processos financeiros em vigor ajudá-lo-á a tomar melhores decisões, a garantir que está em cima das suas finanças e que está conforme com os requisitos de comunicação e de tributação. Coisas que precisa de fazer:

• Acompanhe todas as vendas (aumento de faturas) e autorização de despesas (aumento de pedidos)
• Acompanhe todo o dinheiro dentro e fora das contas
• Verifique se recebeu pagamentos devidos e pagamentos de faturas devidas
• Conformidade fiscal, incluindo IVA, imposto sobre as sociedades e todos os outros impostos relevantes
• Folha de pagamento
• Relatórios trimestrais e anuais (estatutários, investidores, partes interessadas, etc.)